Как управлять рабочим пространством: 5 базовых навыков

Коворкинг: 5 навыков по
управлению рабочим пространством

Современный коворкинг-бизнес - это уже не просто совместное использование офисной инфраструктуры с целью удешевления её стоимости. Индустрия стремительно развивается. Коворкинг-центры превращаются в средоточие инноваций, творчества и новых возможностей для бизнеса. Естественно, будущим и нынешним владельцам коворкинг-пространств необходимо скорректировать стратегии управления, чтобы идти в ногу с этой эволюцией. 

Цель данной статьи - помочь вам справиться с этой задачей. Здесь вы найдете советы по повышению эффективности рабочего пространства, усилению вашего бренда, укреплению сообщества резидентов и масштабированию вашего бизнеса. 

Никогда раньше гибкость не была так важна, как сейчас, в пост-COVID обществе. Поскольку бизнес приспосабливается к новым методам работы, чрезвычайно важно, чтобы коворкинг-центры были гибкими и адаптировались к потребностям своих резидентов и арендаторов. - Гвенно Джонс, менеджер сообщества в Tramshed Tech

1. Ставьте сообщество во главу угла

Ориентированность на сообщество - это критически важный фактор успеха любого коворкинг-пространства. Прежде всего, вам необходимо решить, кто является вашими целевыми клиентами. У каждой аудитории свой набор требований, а значит, структура управления гибким рабочим пространством и ваши действия будут меняться соответствующим образом.

Например: 

Если вы хотите привлечь фрилансеров и цифровых кочевников, то для заключения контракта скорее всего будет достаточно наличия рабочих мест в общей зоне. Кофе-машина станет отличным бонусом. Ежедневные или еженедельные абонементы - это обычно наилучшие варианты оплаты для данной категории клиентов.

Читайте:

Підсумки і прогнози ринку офісної нерухомості Києва

Но если вы хотите привлечь предпринимателей и компании, будьте готовы предоставить им отдельное пространство, организованное в офисы с возможностью кастомизации, а также переговорные комнаты. Краткий перечень услуг для этой аудитории может включать в себя Wi-Fi, копировальный аппарат, секретаря, архив, небольшую кухню, уборную, а также возможность принимать гостей. Ценовая политика здесь будет основана на предлагаемых услугах и полугодовой или годовой оплате.

Предоставление арендаторам гибкости в отношении контрактов является жизненно важным условием для успешного управления коворкинг-пространством в 2022 году. Неопределенность, сохраняющаяся из-за текущей пандемии COVID-19, заставляет предприятия и фрилансеров массово отказываются от традиционных офисных помещений в пользу более гибких решений. Коворкинг-пространства готовы удовлетворить этот спрос, по условиям их гибких контрактов, арендаторы могут начинать и прекращать выплаты в зависимости от глобальных событий. Модульные планировки также чрезвычайно важны в связи с растущим числом вариантов использования рабочих пространств: от обычных рабочих мест и переговорных комнат до конференц залов для проведения масштабных мероприятий. - Тереша Эйрд, соучредитель компании Offices.net

Создать активное сообщество в гибком рабочем пространстве действительно непросто. Но это один из тех вызовов, которые вам придется принять, если вы хотите построить здоровый крепкий бизнес. 

Если люди, покупая подписку в вашем рабочем пространстве руководствуются исключительно ценой, они уйдут от вас к конкурентам, как только те предложат лучшую скидку. Кроме того, такие клиенты не станут частью сообщества вашего коворкинга и не будут взаимодействовать с другими резидентами. 

Это приведет к высокому уровню оттока клиентов, низкому доходу, плохому опыту резидентов и упущенным возможностям роста для вашего бренда. 

Чтобы избежать разочарования, предлагаю придерживаться долгосрочных тактик вместо краткосрочных, таких как подарки и скидки, и создать базовое сообщество, которое будет способствовать росту вашего дохода и заряжать энергией ваше пространство. Не бойтесь говорить "нет" людям, которые не подходят вашему сообществу, будьте избирательны, ведь это единственный путь к успеху.   

Важно понимать,  что именно вы хотите создать. Если вы ориентируетесь на всех, вы не удовлетворите никого. В Tramshed Tech мы ориентируемся на технологические, цифровые и творческие отрасли. Это не значит, что предприятия, не относящиеся к этим категориям, не могут стать нашими резидентими. Просто мы являемся специалистами по ускорению бизнеса в данных нишах, поэтому компании связанные с технологиями получат больше пользы от сотрудничества с нами. - Гвенно Джонс, менеджер по работе с сообществом в Tramshed Tech  

2. Нанимайте правильных людей

Когда вы знаете, кто является вашими клиентами и чего хотят эти люди, наступает время нанимать эффективную команду, которая станет душой и сердцем вашего пространства.   

Количество и навыки персонала, который вам необходим, зависят от размера заведения и услуг, которые вы предлагаете.

Важно, чтобы резиденты чувствовали, что менеджеры знают об их потребностях, поэтому мы вкладываем средства в обучение наших сотрудников, чтобы они лучше понимали наше сообщество. Понимание потребностей резидентов позволяет улучшить сервис и добавить ценность нашим контрактам. - Гвенно Джонс, менеджер по работе с сообществом в Tramshed Tech

Вот минимальный список основных вакансий, на которые вам необходимо нанять людей, передать на аутсорс или закрыть самостоятельно:

• Технический эксперт (помогает клиентам в решении проблем с доступом к WiFi, настройкой и т.д., возможно, разрабатывает и управляет веб-сайтом коворкинга).
• Менеджер коворкинг-пространства (вы или другой человек, который будет управлять бизнесом, развивать его в соответствии с видением бренда, решать проблемы с резидентами, планировать финансы, принимать решения и делать все необходимое для удовлетворения потребностей клиентов).
• Менеджер приемной (отвечает за ежедневные и еженедельные пропуска, платежи, телефонные звонки и электронные письма потенциальных клиентов). 
• Менеджер сообщества (отвечает за создание, вовлечение и расширение сообщества, а также за всю коммуникационную деятельность на сайтах, в социальных сетях, на мероприятиях и т.д.)
• Маркетолог (помогает продвигать коворкинг как онлайн, так и офлайн, повышать узнаваемость бренда, привлекать новых качественных клиентов).

Ничего страшного, если люди, которых вы нанимаете, не имеют опыта работы в коворкинг-пространствах. Ключом к построению эффективной команды является потенциал кандидатов и их соответствие уникальной культуре вашего коворкинг-пространства.  

Многие операторы коворкингов, с которыми я сотрудничала в прошлом, отмечали, что они часто нанимают сотрудников из сферы гостиничного бизнеса, ссылаясь на важность создания социальной, дружественной и сопереживающей среды. Для общей атмосферы абсолютно необходимо, чтобы арендаторы начинали свой день с теплого приветствия команды ресепшн или штатного бариста. - Тереша Эйрд, соучредитель компании Offices.net

Ищите людей с высокой мотивацией, сильной трудовой этикой и доброжелательным отношением. Задайте кандидатам несколько уточняющих вопросов и оцените, насколько они общительны, стремятся к обучению и готовы помогать другим. Если они способны решать несколько задач одновременно, это тоже будет огромным преимуществом.

Для поддержания структуры команды необходимо практиковать специальные упражнения, направленные на то, чтобы люди лучше узнали друг друга. Такой тимбилдинг повысит продуктивность команды. Люди почувствуют себя частью рабочей культуры. - Андреа Бойд, директор по работе с сообществом в Tailored Space

3. Избегайте распространенных ошибок

Многие коворкинг-пространства терпят неудачи по определенным причинам, таким как недостаточное планирование, нехватка рекламы, неудачное местоположение, где нет спроса, и т.д. 

Читайте:

Київ увійшов у топ європейських міст за темпами зростання офісної нерухомості

Если вы читаете эту статью, у вас есть все шансы обойти опасные участки. Давайте рассмотрим пять основных ошибок, которые уже утянули на дно много коворкинг-бизнесов ваших коллег.

• Плохое планирование

Создайте последовательный бизнес-план и включите в него все расходы, прежде чем даже думать о запуске коворкинг-пространства. Подсчитайте всё. Старайтесь советоваться с экспертами, чтобы уточнить свои расчеты.

Например, если вы собираетесь установить кофейный киоск, спросите у опытного бармена, что для этого нужно. 

Не переоценивайте свою прибыль от аренды офисов. По отзывам владельцев коворкингов, доходы от аренды офисов обычно не так велики, как доходы от проведения мероприятий, переговорных комнат, приватизации коворкинг-пространства и т.д. 

Рассмотрите возможность субаренды. Пандемия COVID-19 привела к значительному увеличению количества помещений, доступных для субаренды по всему миру, причем в США во время пика пандемии были доступны рекордные 158,1 миллиона квадратных футов. Несмотря на то, что рынок субаренды начинает проявлять признаки стабилизации, мы всё ещё наблюдаем успех ряда коворкинг-провайдеров, воспользовавшихся относительно доступными ценами на субаренду. - Тереша Эйрд, соучредитель компании Offices.net

• Недостаточное развитие сообщества

Если вы не развиваете сообщество, ваш коворкинг-центр теряет свою главную привлекательность.

Сообщество и сотрудники для нас в приоритете, поэтому, когда происходит что-то хорошее, неважно, большое это событие или маленькое, мы находим время, чтобы отпраздновать этот успех. - Гвенно Джонс, менеджер по работе с сообществом в Tramshed Tech

Отсутствие сообщества может оттолкнуть потенциальных клиентов. Чтобы избежать этого, подготовьте список мероприятий, которые могут посещать резиденты и гости. Используйте специальные инструменты для управления мероприятиями, чтобы проводить их на самом высоком уровне. Отведите комнаты, где резиденты смогут просто пообщаться, не обязательно на темы, связанные с карьерой и профессиональной жизнью.

• Создайте онлайн и оффлайн сообщество. Я использую Mighty Networks для создания онлайн-сообщества для моих удаленных резидентов.
• Проводите мероприятия! Я создала Convergence, чтобы собрать людей вместе, и именно это мы и делаем!
• Сотрудничайте. Важно сотрудничать с другими людьми, чтобы повысить ценность вашего бизнеса и сделать ваше пространство более заметным.
• Оставайтесь активным владельцем. Важно оставаться вовлеченным в жизнь вашего пространства. Посещайте мероприятия, приглашайте прессу и т.д. - Мария Рашель, основательница Convergence Coworking

• Управление коворкингом как офисным центром

Когда люди приходят в коворкинг-пространство, они ожидают, что оно будет отличаться от офисного центра. Недостаточно просто предоставить открытое пространство. Оно должно быть живым и обладать собственными вибрациями. Будьте креативны, устраивайте различные мероприятия, представления и развлечения, чтобы оправдать ожидания клиентов.

Легко забыть о том, что коворкинг-бизнес имеет много общего с гостиничным бизнесом, где комфорт и положительный опыт арендаторов являются главной заботой операторов.  - Тереша Эйрд, соучредитель компании Offices.net

• Недостаточные инвестиции в коммуникацию и взаимодействие

Вы можете стать примером сотрудничества для резиденов вашего сообщества. Выстраивайте партнерские отношения с другими коворкинг-центрами в вашей стране и за рубежом, чтобы получать больше прибыли и выгоды. Например, участие в такой структуре, как Visa Co-working, позволяет резидентам рабочего пространства побывать в любой точке планеты и при этом платить по стандартизированной системе. Кроме того, вы будете контактировать с другими руководителями и иметь возможность делиться опытом, задавать вопросы, коллекционировать идеи и т.д.

Популярность коворкинг-пространств растет, особенно после COVID-19, когда бизнес ищет альтернативные гибкие способы работы. Конкуренция ужесточается, что означает, что вам нужно выделяться из толпы и предоставлять дополнительные преимущества, везде, где это возможно, будь то скидка на кофе для резидентов или знакомство с ключевыми партнерами, которые могут вывести их бизнес на новый уровень. - Гвенно Джонс, менеджер по работе с сообществом в Tramshed Tech

• Пытаться справиться со всем самостоятельно

Не пытайтесь делать все самостоятельно, так как это очень сложно, и ваш коворкинг бизнес навсегда останется крошечным. Как вариант, вы можете сотрудничать с менеджерами других коворкинг-пространствами. Таким образом, вы сможете охватить больший объем работы и справиться с ним лучше.

4. Инструменты для управления коворкингом

Без специального программного обеспечения управлять современным коворкинг-пространством чрезвычайно сложно. ПО необходимо каждому оператору для организации работы, развития бизнеса и сообщества, а также для упрощения и оптимизации ежедневного использования рабочего пространства клиентами.

Читайте:

Як змінився ринок коворкінгів та гнучких офісів України: дослідження (ІНФОГРАФІКА)

Выбрать наилучшую технологию среди доступных решений может быть непросто, однако, если вы сравните крупнейших игроков на рынке и внедрите решение, наиболее подходящее для вашего рабочего пространства и его индивидуальных проблем, то такое  программное обеспечение снимет с вас и менеджеров большую часть нагрузки, повысит производительность и улучшит опыт ваших резидентов.

Коворкинг-пространства наполнены яркими моментами. Нужно установить так много связей между предпринимателями, бизнес-партнерами, инвесторами и наставниками. Однако, если вы слишком заняты рутинной работой и не можете посодействовать сближению, много таких возможностей будет упущено. Инвестируя в хорошую систему управления, вы сможете не только обеспечить качественный сервис своим резидентам, но пойти гораздо дальше и помочь состояться важным для их бизнеса знакомствам, о которых они даже не подозревали. - Гвенно Джонс, менеджер по работе с сообществом в Tramshed Tech 

Вот краткий список преимуществ, которые вы получите, используя платформу для управления рабочим пространством:

• Единая база резидентов 
• Автоматизация административных задач
• Проверка доступности помещений в режиме реального времени
• Онлайн-бронирование офисных помещений, рабочих мест и переговорных комнат
• Веб и мобильные приложения самообслуживания для резидентов
• Регистрация гостей и бесконтактный доступ в рабочее пространство
• Выставление счетов и удаленная оплата
• Внешние продажи  
• Управление мероприятиями
• Поддержка клиентов
• Лента новостей, преимущества резидентов и продвижение дополнительных услуг
• Оптимизация расходов и мониторинг эффективности 

Как видите, система для управления коворкингом делает практически все. Вам, возможно понадобятся ещё несколько дополнительных инструментов для имейл маркетинга и продвижения в социальных сетях, управления паролями и построения сайтов и блогов. Большинство подобных ресурсов предлагают бесплатные планы, которых должно быть вполне достаточно для ваших потребностей. 

5. Ведите свой бизнес к успеху 

Для того, чтобы вести свой бизнес к успеху не сбиваясь с курса всегда помните о целях, которые вы ставили перед собой в самом начале. Возможно, вы хотели просто заработать на жизнь, а может быть вы мечтали построить многонациональную сеть коворкингов...

Продолжайте двигаться в этом направлении, не позволяйте повседневным задачам, таким как привлечение и удержание клиентов , снижение операционных расходов и т.д., отвлекать вас. 

Чтобы достичь определённых высот в бизнесе и добиться поставленных целей, вам нужно постоянно тратить некоторое время на изучение того, что важно для резидентов.

Бизнес строится людьми и развивается благодаря отношениям между ними. - Гвенно Джонс, менеджер по работе с сообществом в Tramshed Tech 

Разговаривайте со своими резидентами, узнавайте, кто чувствует себя изолированным, кому нужна помощь в работе над проектом, кому сложно сосредоточиться в вашем рабочем пространстве. Способствуйте взаимодействию между членами сообщества, создавайте возможности для сотрудничества, укрепляйте связи резидентов друг с другом.

Объедините в группы постоянных резидентов вашего пространства и новичков для того, чтобы делиться идеями, мнениями и инновационными решениями. Это придаст позитивный импульс вашему сообществу и поможет резидентам сделать что-то продуктивное. - Андреа Бойд, директор по работе с сообществом в Tailored Space

Помните, что счастливые успешные резиденты являются наилучшими адвокатами вашего бренда и самой мощной движущей силой развития вашего бизнеса.

Выводы

Управление гибким рабочим пространством непростая задача, но если у вас есть подробный бизнес-план и вы неукоснительно следуете ему, то достигнете своих целей гораздо быстрее и без особых проблем. 

Создавая для резидентов оптимальные условия работы, вы улучшаете их настроение и помогаете раскрыть рабочий потенциал. 

Начать свой бизнес или влиться в  уже существующую команду может быть непросто. В Tramshed Tech мы фокусируемся на человеке, стоящем за технологией, и обеспечиваем полную поддержку на каждом этапе его бизнес-пути. - Гвенно Джонс, менеджер по работе с сообществом в Tramshed Tech 

Поскольку концепция коворкинга относительно новая, она привлекает молодых, активных, полных энтузиазма бизнесменов. Они хорошо разбираются в новых технологиях, поэтому вам следует оснастить свое пространство по последнему слову техники, создав поистине дружественную среду. Избегайте устаревших инструментов и регулярно обновляйте их. 

Выберите лучшую платформу для управления коворкингом, чтобы легко управлять и постоянно расширять свое сообщество. Наймите подходящий персонал и заботьтесь о нем, т.к. Люди работающие на вас тоже должны быть счастливы. 

На этом пока все. Надеюсь, что после прочтения этой статьи вы стали лучше понимать процессы управления коворкинг-пространством и готовы к покорению новых вершин данного бизнеса.

Интересно о ремонтах: преимущества, характеристики и способ применения клеевых смесей от Polimin

Хельга Морено